Elaboracion y Presentacion de Reportes

Se define Reporte de Cesantías como el informe o comunicación por medio del cual un empleador notifica y autoriza al Fondo Nacional del AHORRO, cargar el valor de la liquidación mensual de provisión de cesantías (doceavas para el sector público) y de la liquidación anual de cesantías en la cuenta individual de cada afiliado.

Existen dos tipos de reportes, mensuales y consolidados, los cuales se explican a continuación:

Reportes Mensuales:

Informe o comunicación que las entidades públicas empleadoras realizan de los valores de aportes de cesantías correspondientes a la doceava parte de los factores salariales que son base para liquidar las cesantías devengadas en el mes inmediatamente anterior, por los trabajadores afiliados al FNA.

Requerimiento Reportes Mensuales

¿Qué se debe incluir en el Reporte Mensual?	¿Qué no se debe incluir en el Reporte Mensual?
La información de todos los empleados activos en la entidad	Empleados retirados en meses anteriores y que ya han sido reportados
La información de los empleados nuevos que ingresan a la entidad	Fechas de ingreso de empleados activos antiguos
La información de los empleados que se retiran de la entidad	Reportes consolidados, de años anteriores

Cuando se debe Presentar un Reporte Mensual

El reporte mensual debe ser enviado al Fondo Nacional del Ahorro, División de Afiliados y Entidades, a más tardar durante los cinco primeros días hábiles de cada mes

Que sucede si no se Presenta el Reporte Mensual

El Fondo Nacional del AHORRO, no presentará los Estados de Cuenta a la entidad y se abstendrá de efectuar el pago de las cesantías de sus empleados. Adicional a ello, se generará un trauma en el cargue del reporte consolidado del año respectivo, ya que este no será recibido hasta que la entidad haya cumplido con los doce reportes mensuales.

Que deben enviar mensualmente las entidades al Fondo Nacional del AHORRO

Una vez efectuada la consignación del aporte mensual, la entidad debe remitir al FNA, los siguientes requisitos:

Requisitos

Copia de la consignación	Medio Magnético	Certificación Mensual	Certificación Funcionarios Retirados
Correspondiente al aporte mensual hecho por la entidad, en donde sea claro y visible el sello de la entidad bancaria. Además es importante que se indique claramente la información de la casilla No. 5 “Sector Público” (Tipo de Reporte y Período de Reporte).	Debe contener los registros de todos los empleados de su entidad (Activos y Retirados).	Generada por el “Software de Reportes” y es equivalente al reporte del mes correspondiente, por lo tanto, el valor total de los aportes contenidos en el medio magnético debe ser igual al valor de la certificación mensual generada por el sistema. Nota: No olvide que la certificación debe ser firmada por el Jefe de Personal de la entidad.	Para cada afiliado retirado en el periodo mensual el valor total de las cesantías consolidadas por la fracción o año de retiro, debidamente firmada por el Jefe de Personal de la entidad.

A donde debo enviar el reporte de la entidad

Bogotá

Los reportes mensuales deben ser remitidos o entregados en las instalaciones del FNA Calle 18 No. 7 – 49 Bogotá D.C. (Segundo piso Oficina Archivo y Correspondencia en el Horario de 08:00 a.m. a 04:00 p.m.)

Nivel Nacional

Los reportes mensuales deben ser remitidos o entregados en las instalaciones de los Puntos de Atención en su respectivo Horario.

Importante!

Los Reportes Mensuales (desde enero hasta diciembre del respectivo año), son base de la consolidación anual de cesantías, por lo tanto el envío, procesamiento y cargue mensual de cada uno de ellos, son requisito indispensable para el abono de cesantías a cuentas individuales de cada afiliado.

Información Específica de los Funcionarios Retirados

En el reporte mensual enviado por la entidad, es importante el registro de los empleados que se retiran del servicio de esta. En estos casos debe especificar correctamente los siguientes datos:

Estado del afiliado: Corresponde al estado 2, que indica que el empleado se ha retirado de la entidad empleadora.
Fecha de Retiro: Corresponde a la fecha en que se retira el empleado de la entidad, debe digitarla en el formato mm/dd/aaaa. Ejemplo: 06/25/2000.
Cesantías Consolidadas: (Campo obligatorio para su diligenciamiento). Corresponde al valor total de las cesantías reales (liquidación año de retiro), devengadas por el afiliado durante todo el año o fracción de año.
Cesantías Aplicadas: (Campo obligatorio para su diligenciamiento). Corresponde al valor total de las doceavas partes de los factores salariales enviados al FNA y aplicados en la cuenta de cada afiliado.
Cesantías Ajustadas: (Campo calculado por el sistema). Corresponde a la diferencia entre las cesantías consolidadas y aplicadas.

Calidad de los datos

El FNA informará a las entidades las inconsistencias en el proceso de cargue de reportes para que éstas a su vez las solucionen y envíen nuevamente el reporte corregido, entre las inconsistencias que originan la devolución del reporte, tenemos:

Afiliados nuevos sin los datos mínimos requeridos para su creación
Afiliados retirados sin los datos propios de la operación de retiro
Datos incorrectos de la empresa
Falta de afiliados que hayan sido reportados en el período anterior y no tengan información de retiro
Que no haya concordancia entre el aporte y el reporte de cesantías