​​​​​​​​​​​​​​​​​Política de Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• b. Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

• c. Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• e. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• f. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por las personas previstas en la presente ley.

• g. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

• h. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• i. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

Para efectos de la presente política el director de transparencia y cumplimiento quien ostenta las funciones de oficial de protección de datos personales según la resolución interna número 087 de 2022 en el Fondo Nacional del Ahorro S.A. indica sus datos de ubicación:

• Carrera 65 No. 11 - 83 Bogotá.

• Teléfono: +57 (1) 3810150.

• Dirección de correo electrónico: protecciondedatospersonales@fna.gov.co.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. se permite informar a todos los interesados que, en cumplimiento de la Política de Datos Personales, los datos personales que obtenga esta Sociedad, en virtud de las operaciones que los consumidores financieros y terceros con los cuales se lleve algún tipo de relación en el cual se manejen datos personales, serán tratados conforme a los deberes y principios definidos en la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008 y demás normas que regulan y tratan esta materia.

Para efectos de esta política se entenderá como responsable al Fondo Nacional del Ahorro S.A.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A., realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos del MANUAL POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, y de GOBIERNO DE DATOS y cualquier otro requerido para la prestación de los servicios prestados por el Fondo Nacional del Ahorro S.A., dentro de las cuales se encuentran:

• a. Acceder y consultar sus datos personales (públicos, privados, semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera.

• b. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales necesarios para efectos de la prevención y control de fraudes, selección de riesgos, realización de estudios y en general la administración de sistemas de información.

• c. Ejecutar la relación contractual existente con sus proveedores, trabajadores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.

• d. Afiliación, traslado e identificación.

• e. Actualización de datos entregados por los trabajadores, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.

• f. Autorización para el acceso a los servicios que ofrece la Sociedad.

• g. Dar respuesta a los requerimientos de entes de control.

• h. Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.

• i. Evaluación de la calidad de los productos, trámites y servicios ofrecidos por el Fondo Nacional del Ahorro S.A., la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el titular de la información en su proceso de contratación o afiliación.

• j. Para el envío de información, a través de email, mensajes de texto (SMS o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos de los proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.

• k. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.

• l. Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• m. Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.

• n. Soportar procesos de auditoría interna o externa.

• o. Registrar la información de empleados o pensionados (activos o inactivos) en las bases de datos del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• p. Suministrar, compartir, enviar entregar los datos personales del Titular a empresas filiales o vinculadas al Fondo Nacional del Ahorro S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas empresas requieran la información para los fines aquí indicados.

• q. Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas naturales o jurídicas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del Fondo Nacional del Ahorro S.A., su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.

• r. Realizar directamente el tratamiento de sus datos personales o a través de un encargado del tratamiento, ubicado en Colombia o cualquier otro país a quien se le suministrarán sus datos personales mediante transmisión, transferencias nacionales e internacionales según el caso, para que realice el tratamiento a nombre del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• s. Grabación de imágenes o cualquier otro registro se utilizará para las finalidades de soporte y evidencia de los eventos y audiencias realizadas.

• t. Toma de datos biométricos se realizarán para facilitar el reconocimiento (dactilar y facial) del titular de la información al momento en que realice transacciones, bien sea de manera presencial o por medios digitales y que se impidan posibles suplantaciones, o como evidencia para adelantar proceso de investigación.

• u. Implementación del Sistema de Finanzas Abiertas para facilitar el acceso de la información de productos y servicios en el ecosistema financiero, previa autorización del titular, para promover la inclusión, la innovación. El Fondo Nacional del Ahorro S.A., se guiará según las disposiciones normativas aplicables.

Igualmente, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. suministrará los datos personales a proveedores de productos y servicios, a sociedades del mismo grupo empresarial al que pertenezca, y a terceros que provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación, ya sea para:

• i. Recaudo.

• ii. Pago.

• iii. Servicio al Cliente.

• iv. Manejo y administración de bases de datos.

• v. Solicitar, contratar, cambiar y cancelar servicios prestados por el Fondo Nacional del Ahorro S.A. directamente o por conducto de terceros.

• vi. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.

• vii. Dar respuestas a organismos de control.

• viii. Solicitar factura o información sobre esta.

• ix. Recibir publicidad impresa o a través de medios electrónicos.

• x. Utilizar los distintos servicios de sus correspondientes sitios web, incluyendo la descarga de contenidos y formatos.

• xi. Enviar al titular la notificación de ofertas, avisos o mensajes promocionales, encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios del Fondo Nacional del Ahorro S.A.; suministrar sus datos de contacto a intermediarios de seguros, abogados externos, empresas de marketing, call centers y empresas de telemercadeo, entre otros, para los fines previstos.

• xii. Procesar pagos.

• xiii. Recaudar cartera y realizar cobro administrativo prejudicial y judicial.

• xiv. Servicios de atención (canales de atención al usuario).

• xv. Autenticación y validación de correos electrónicos.

• xvi. Telemercadeo.

• xvii. Productos de mercadeo masivo.

• xviii. Facturación electrónica.

• xix. Comercialización de diferentes tipos de productos.

• xx. Transferir o transmitir nacional e internacionalmente sus datos para el tratamiento de sus datos personales, mediante servicio de outsourcing.

• xxi. Conocer y almacenar la ubicación geográfica para realización de mediciones y estudios.

• xxii. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos previamente citados.

• xxiii. Sistema de finanzas abiertas.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. en los procesos de selección, vinculación, y en el desarrollo inherente de las funciones como empleador una vez obtenida la autorización de tratamiento de datos personales expresa, previa e informada por medio del formato GSO-GH-FO-017. Realizara el tratamiento con las siguientes finalidades:

• a. Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• b. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.

• c. Publicar el directorio corporativo con la finalidad de contacto de los empleados.

• d. En caso de las imágenes capturadas a través de sistemas de videovigilancia o grabación dichos datos biométrico su tratamiento, tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.

• e. Los datos personales de menores (familiares de funcionarios) serán tratados de acuerdo con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales.

• f. Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.

• g. Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por el Fondo Nacional del Ahorro S.A. por los medios y en las formas que se consideren convenientes.

• h. Gestionar la cadena presupuestal de la Sociedad: pagos de la Sociedad, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.

• i. Gestionar el proceso contable de la Sociedad.

• j. La utilización de las imágenes con fines publicitarios y de mercado.

La finalidad particular del tratamiento de un dato personal se informará al titular al obtener su autorización. Estas finalidades se encuentran publicadas en el Aviso de Privacidad que se encuentra de forma física en las oficinas y en el sitio web: https://www.fna.gov.co/atencion-ciudadana/condiciones-y-politicas/aviso-privacidad.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. una vez obtenga la autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los proveedores y contratistas de forma expresa, previa e informada por medio del formato GLC-CONT-FO-024 podrá usar la información para los siguientes fines:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con el Fondo Nacional del Ahorro S.A. en las relaciones con proveedores y contratistas.

• Realizar invitaciones a eventos, mejora de productos y servicios u ofertar nuevos productos y todas aquellas actividades asociadas al vínculo existente con el Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• Gestionar tramites solicitudes, quejas, reclamos, realizar análisis de riesgos. efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• Dar a conocer, transferir o transmitir mis datos personales a nivel del país, a cualquier empresa o terceros como consecuencia de un contrato, ley o vinculo licito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

• Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.

• Gestionar la cadena presupuestal del Fondo Nacional del Ahorro S.A.: pagos de la Sociedad, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos.

• Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas del Fondo Nacional del Ahorro S.A. o solicitudes de los entes de control.

• Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.

• Contactar a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico, y demás medios considerados electrónicos) físicos o personales.

• Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley y en el marco de las funciones del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

La información del dato personal proporcionado será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, transferir, o divulgar la misma, salvo que: exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios o productos; o sea requerido o permitido por la ley.

La finalidad particular del tratamiento de un dato personal se informará al titular al obtener su autorización. Estas finalidades se encuentran publicadas en el Aviso de Privacidad que se encuentra de forma física en las oficinas y en el sitio web: https://www.fna.gov.co/atencion-ciudadana/condiciones-y-politicas/aviso-privacidad.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión del Fondo Nacional del Ahorro S.A. de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

En los casos en los cuales se realiza la toma de datos biométricos faciales, dactilares de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca para darle tratamiento los datos personales, incluyendo datos biométricos, suministrados con el diligenciamiento en formatos físicos o digitales autorizados por el Fondo Nacional del Ahorro S.A. o los que suministre a futuro, para:

• a. Diligenciar, complementar o actualizar las bases de datos del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

• b. Tramitar la apertura o vinculación de productos y servicios.

• c. Validar la identidad en el uso de productos y servicios.

• d. Para que la validación de la identidad mediante datos biométricos pueda ser utilizada para adelantar investigaciones de posibles eventos fraudulentos, como medio de prueba.

De manera particular, con la imposición de las huellas dactilares, o captura de imagen facial del titular a través de medios electrónicos, el titular autoriza para que a través de una entidad certificada como operador biométrico o en forma directa, se realice la validación de la identidad contra las bases de datos dispuesta para tal fin.

En adición a lo anterior, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. cumple con las siguientes obligaciones:

• i. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

• ii. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso, previo e informado. NO condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o colaboradores, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con el Fondo Nacional del Ahorro S.A. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la ley.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto único 1074 de 2015).

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. puede utilizar circuitos cerrados de televisión o de video vigilancia en los alrededores y dentro de las oficinas comerciales, sedes administrativas y entre otros, con el fin de salvaguardar a los usuarios y colaboradores, así como para proporcionar protección contra posible hurto, fraude y vandalismo, o como uso de material probatorio según el caso.

Cualquier video o imagen grabada, será destruida cuando ya no sea necesaria o al cumplirse el término establecido en las tablas de retención de documental, las definidas por la ley, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, dicha información personal está protegida conforme a esta política.

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos, sin perjuicio de lo establecido en el Art. 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular contará con los siguientes derechos:

• i. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados al Fondo Nacional del Ahorro S.A. que hayan sido objeto de tratamiento.

• ii. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

• iii. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• iv. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

• v. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que el Fondo Nacional del Ahorro S.A. en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la constitución y la normatividad vigente.

• vi. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

• vii. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Los encargados de tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

• a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

• b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

• d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

• e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la ley.

• f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimiento.

• g. Registrar en la base de datos la leyenda " Reclamo en Trámite" en forma regulada por la ley.

• h. Insertar en la base de datos la leyenda " Información en Discusión Judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.

• l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartas la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Personas facultadas para ejercer los derechos:

  Los derechos relacionados como conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

  • b. Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercen por las personas que estén facultadas para representarlos.

Con anterioridad al inicio del tratamiento de la información personal, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. solicita la autorización para el tratamiento de datos personales. A su vez dicha autorización es recolectada de manera previa, expresa e informada. Lo anterior exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

La autorización puede ser otorgada por usted a través de los siguientes medios:

• a. De forma escrita.

• b. De forma oral.

• c. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

• Monitorización de la página Web:

  La página web utiliza cookies. Las cookies utilizadas son ficheros enviados a un navegador por medio de un servidor web para registrar las actividades del usuario en la página y permitirle una navegación más fluida y personalizada. El usuario tiene la posibilidad de configurar su navegador para impedir la entrada de éstas, bloquearlas o, en su caso, eliminarlas. Para utilizar esta página web, no resulta necesario que el usuario permita la descarga o instalación de cookies, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. utiliza las siguientes categorías de cookies:

  • a. Cookies esenciales: son necesarias para el funcionamiento del portal y permiten el acceso a áreas seguras.

  • b. Cookies de rendimiento: recopilan información anónima sobre cómo los usuarios interactúan con el sitio para mejorar su funcionalidad.

  • c. Cookies de funcionalidad: permiten recordar configuraciones y preferencias del usuario, como idioma o región.

  • d. Cookies de publicidad: se utilizan para ofrecer contenido y anuncios personalizados en función de los intereses del usuario.

  Al ingresar al portal, el usuario será informado sobre el uso de cookies a través de un aviso emergente o banner. Este aviso incluirá:

  • a. Información sobre las categorías de cookies utilizadas.

  • b. Opciones para aceptar o rechazar el uso de cookies no esenciales.

  • c. Un enlace a esta política para mayor detalle.

  • d. El consentimiento será explícito y se solicitará antes de activar cookies que no sean estrictamente necesarias.

  Los datos personales recolectados a través de cookies serán tratados conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad, disponible en el portal web. Estos datos serán utilizados únicamente para los fines establecidos en esta política y no serán compartidos con terceros sin la autorización previa del titular.

Se exceptúan del régimen de protección de datos personales establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013 (hoy incorporado en el Decreto único 1074 de 2015), las bases de datos y archivos tratados por el Fondo Nacional del Ahorro S.A., con el fin de prevenir, detectar y monitorear el control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, y proliferación de armas de destrucción masiva, así como las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.

• Excepciones al derecho de revocatoria de la autorización o la supresión de datos personales:

  Es importante aclarar a los titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos del Fondo Nacional del Ahorro S.A. que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio de este en los siguientes casos:

  • a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  • b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

  • c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular.

Una vez las PQRS son radicadas por los medios establecidos, estas son analizadas y clasificadas por la Gerencia de PQRS, quienes internamente las dirigen según corresponda a las áreas responsables de las bases de datos de los titulares del Fondo Nacional del Ahorro S.A., con el fin de hacer efectivo el trámite y la atención a los derechos relacionados con la Ley 1581 de 2012.

Los titulares de los datos podrán realizar sus solicitudes o rectificación mediante los siguientes medios:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de solicitudes deberá suministrarse la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.

• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

• Medios para recibir respuesta a su solicitud.

• Motivos(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir acceder a la información).

• Firma (si aplica) y número de identificación.

• a. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el Fondo Nacional del Ahorro S.A. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• b. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

• c. El Fondo Nacional del Ahorro S.A. restringe el acceso a la información personal de nuestros ciudadanos, solamente a los colaboradores que por su naturaleza necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, los cuales están sujetos al cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y protección de la información. En cualquier momento los ciudadanos podrán solicitarle al Fondo Nacional del Ahorro S.A. como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las bases de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio de la Sociedad. El Fondo Nacional del Ahorro S.A. se compromete a tomar medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales de sus ciudadanos.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus ciudadanos, afiliados o proveedores. Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

Los datos personales se almacenarán en bases de datos dentro de zonas seguras protegidas mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Los servidores en donde reposa la información se encuentran protegidos físicamente en un lugar seguro. Solo personal autorizado puede acceder a él.

La información en tránsito por medios electrónicos estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos y electrónicos contará con la debida seguridad física y control de acceso.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transmisión y transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la Sociedad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política de privacidad de datos personales.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos o bases de datos, previa validación plena de su identidad.

Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. restringe el acceso a los datos personales de ciudadanos, afiliados, y proveedores. Solamente los colaboradores y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

En cualquier momento los ciudadanos, afiliados y proveedores, podrán solicitarle al Fondo Nacional del Ahorro S.A. como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las bases de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la Sociedad.

El Fondo Nacional del Ahorro S.A. se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

La presente actualización de la política de tratamiento de datos personales se encuentra vigente y publicada, y sus actualizaciones regirán a partir de sus nuevas publicaciones en la página web del Fondo Nacional del Ahorro S.A. La vigencia de las bases de datos se realizará de forma indefinida, teniendo en cuenta su objeto social.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial, contractual o de la vinculación y durante el ejercicio del objeto social del Fondo Nacional del Ahorro S.A.

Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento. Si el titular o grupo de interés es un cliente activo del Fondo Nacional del Ahorro S.A. se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad, y según las especificaciones realizadas en el Programa Integral de Protección de Datos Personales.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o a través de:

• El sitio web: https://www.fna.gov.co/atencion-ciudadana/condiciones-y-politicas/politica-tratamiento-datos-personales

• Correo electrónico enviado a los titulares.

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal del Fondo Nacional del Ahorro S.A. Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes a implementar las nuevas políticas o actualización sustancial de la misma.