Un reporte de cesantías es la información detallada que presentas como empleador al Fondo Nacional del Ahorro, en donde notificas y autorizas cargar al sistema el valor liquidado como aporte de las cesantías para cada afiliado en su cuenta individual.
Existen dos tipos de reportes: Mensuales y Consolidados.
Reporte Mensual
Si eres empleador del sector público del orden nacional, de acuerdo con la normatividad vigente, debes reportar al FNA durante los cinco primeros días hábiles de cada mes, la información de todos tus empleados activos, nuevos o retirados (no incluir empleados reportados como retirados en meses anteriores).
Ten en cuenta que los reportes mensuales (desde enero hasta diciembre), son base de la consolidación anual de cesantías, por lo tanto, el envío, procesamiento y carga mensual de cada uno de ellos, son requisito indispensable para el abono de cesantías a cuentas individuales de cada afiliado.
En caso de que el reporte requiera ajuste para afiliados retirados (2), debes remitir un correo autorizando el cargue con los ajustes presentados.
En el registro de los empleados que se retiran durante el mes del reporte, debes especificar correctamente los siguientes datos:
Estado del afiliado: corresponde al estado 2 e indica que el empleado se ha retirado de la entidad empleadora.
Fecha de retiro: fecha en la que se retira el empleado de la entidad (mm/dd/aaaa. Ejemplo: 06/25/2016).
Los retiros deben ser reportados en cada doceava.
Cesantías consolidadas (campo obligatorio para su diligenciamiento): corresponde al valor total de las cesantías reales devengadas por el afiliado durante todo el año o fracción de año.
Cesantías aplicadas (campo informativo): corresponde al valor total de las doceavas partes de los factores salariales enviados al FNA y aplicados en la cuenta de cada afiliado.
Cesantías ajustadas (campo informativo): corresponde a la diferencia entre las cesantías consolidadas menos las aplicadas.
Reporte Consolidado
Antes del 14 de febrero de cada vigencia fiscal, debes enviar el reporte anual consolidado de cesantías (R13) con el campo "Cesantías Consolidadas", es decir, el total de cesantías reales, devengadas y liquidadas a favor de los afiliados activos desde el 1 de enero hasta 31 de diciembre de la vigencia fiscal reportada.
No incluyas en el reporte anual consolidado los siguientes datos:
Fechas de retiro.
Afiliados retirados.
Valor de aporte
Debes enviar este reporte al correo electrónico
entidades@fna.gov.co o presentarlo en las instalaciones de los
Puntos de Atención de cada ciudad en su respectivo horario, y adjuntar la siguiente información:
Copia del soporte de pago con sello del banco o confirmación de pago electrónico.
- Medio magnético: reporte de cesantías en archivo plano (*txt) o Excel en el formato establecido por el FNA. Con el fin de disminuir el tiempo del abono a las cuentas individuales de cesantías, es indispensable que la información enviada esté correcta. Entre las inconsistencias que originan la devolución del reporte están
Afiliados retirados sin los datos correspondientes al retiro (fecha de retiro y valor consolidado de cesantías).
Falta de afiliados que hayan sido reportados en el periodo anterior y no tengan información de retiro.
Que el monto del reporte no coincida con el valor del aporte. Recuerda que este debe ser igual.